Caso Studio: Flussi telematici e Gestione Presenze dipendenti hotel

Isa, perché i flussi telematici rappresentano un elemento chiave per l’efficienza aziendale?

I: “I flussi telematici sono la spina dorsale di una gestione moderna e precisa delle risorse umane. Permettono di integrare la rilevazione delle presenze con i sistemi gestionali aziendali, automatizzando processi che altrimenti sarebbero soggetti a errori e inefficienze. Grazie a queste soluzioni, le aziende possono monitorare in tempo reale l’operatività dei propri dipendenti, ottimizzando la gestione dei tempi, dei costi e delle eventuali anomalie.”

Può farci un esempio pratico di come Boosten Studio ha supportato un’azienda con i flussi telematici?

I: “Certo. Utilizziamo un caso ‘speciale’ che ci da l’opportunità di rappresentare il plus di un sistema digitalizzato. Parliamo di un hotel che conta circa 30 dipendenti. L’azienda utilizzava già un orologio marcatempo per le timbrature, ma il processo di trasferimento dei dati era inefficiente poichè le singole situazioni retributive abbinate a orari frammentati e mai uguali faticavano ad essere monitorate propriamente. 

Dopo l’acquisizione delle timbrature, abbiamo configurato un sistema che trasferisce automaticamente i dati in un programma gestionale presenze. Il sistema verifica se le timbrature rientravano nei profili orari definiti dai contratti di lavoro e totalizza le ore per il calcolo delle retribuzioni. Questo ha permesso di eliminare errori, gestire eventuali anomalie e risparmiare tempo prezioso per l’azienda.”

Quali soluzioni avanzate offrite per migliorare la gestione delle presenze?

I:  “Oltre ai sistemi tradizionali, utilizziamo app con funzionalità di geolocalizzazione per tracciare le presenze in modo accurato, soprattutto per dipendenti che lavorano in mobilità. Inoltre, abbiamo implementato processi autorizzatori automatici per gestire ferie e permessi, attraverso piani ferie che riducono le anomalie e garantiscono maggiore trasparenza sia per l’azienda che per i lavoratori. Un ulteriore vantaggio è la possibilità di trasferire la quadratura del cartellino presenze direttamente al nostro studio, gestendo tutto in outsourcing.”

Come Boosten Studio personalizza queste soluzioni in base alle esigenze aziendali?

I:  “Collaboriamo con i team IT esterni per configurare software su misura per ogni azienda. Offriamo una gamma di soluzioni che possono essere selezionate e personalizzate in base alle specifiche esigenze del cliente, sia che si tratti di orari flessibili come nella ristorazione, sia di aziende con strutture più rigide. I file di output generati vengono poi integrati con il gestionale paghe, garantendo efficienza e correttezza nella gestione del personale.”

Quali vantaggi portano questi sistemi sia all’imprenditore che ai lavoratori?

I:  “Per l’imprenditore, il vantaggio principale è una gestione puntuale e trasparente delle presenze, che consente di avere un controllo accurato dei costi e di analizzare eventuali comportamenti anomali, come l’assenteismo. Inoltre, si riducono gli errori, migliorando l’efficienza operativa. Dal lato dei lavoratori, garantiamo massima trasparenza: molti dei nostri clienti forniscono il cartellino delle presenze ai dipendenti, dimostrando chiarezza nella gestione del rapporto di lavoro. Questo favorisce un clima di fiducia e collaborazione.”

Qual è il suo consiglio per le aziende che vogliono implementare o migliorare i flussi telematici?

I: “Investire nei flussi telematici non è solo una scelta tecnologica, ma una decisione strategica. Consiglio di affidarsi a professionisti in grado di personalizzare le soluzioni in base alle proprie esigenze, garantendo l’integrazione dei sistemi e la corretta configurazione dei processi. Questo non solo migliorerà l’efficienza aziendale, ma porterà trasparenza e vantaggi tangibili per tutti gli stakeholder, dal management ai dipendenti.”