Trasferte e rimborsi spesa nel 2025 – guida alla legge di bilancio

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La Legge di Bilancio 2025 introduce importanti novità per le aziende e i lavoratori in materia di trasferte e rimborsi spesa. Le nuove disposizioni fiscali, valide dal 1° gennaio 2025, mirano a contrastare l’evasione fiscale e a garantire maggiore trasparenza nei pagamenti

Le aziende dovranno implementare procedure più rigorose per la verifica dei giustificativi di spesa e per il rispetto delle nuove regole sulla tracciabilità. In particolare:

  • Verifica dei giustificativi: Sarà fondamentale controllare che tutte le spese rimborsate siano accompagnate da documenti che attestino l’uso di strumenti di pagamento tracciabili.
  • Formazione del personale: I dipendenti e i collaboratori dovranno essere informati sulle nuove procedure per la gestione delle trasferte e dei rimborsi.
  • Adeguamento delle policy aziendali: Le aziende dovranno rivedere le proprie policy interne, includendo istruzioni dettagliate sui requisiti di tracciabilità e sulla documentazione necessaria.

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Nuove regole per i rimborsi spesa dei dipendenti

A partire dal 2025, i lavoratori dipendenti che effettuano trasferte, sia all’interno che fuori dal comune di lavoro, potranno beneficiare di rimborsi spesa esentasse, ma solo a precise condizioni:

  • Obbligo di pagamento tracciabile: Le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto, comprese quelle per taxi e NCC, dovranno essere saldate con strumenti tracciabili come carte di credito, bancomat, app di pagamento, assegni bancari o circolari.
  • Documentazione obbligatoria: Non sarà più sufficiente compilare semplici moduli aziendali. Ogni spesa dovrà essere dimostrata tramite ricevute o fatture che attestino la tracciabilità del pagamento.
  • Indennità forfettarie: Rimangono valide le indennità forfettarie previste per le trasferte extra-comunali, mentre quelle interne al comune saranno interamente imponibili, salvo il caso di spese tracciate e documentate.

Cosa cambia per le trasferte comunali ed extra-comunali?

  • Per le trasferte fuori dal comune, le indennità forfettarie continueranno a essere esenti da imposte nei limiti previsti dal TUIR.
  • Per le trasferte interne al comune, tutte le indennità e i rimborsi non tracciabili saranno considerati reddito imponibile.

Queste nuove regole richiedono alle aziende di rivedere le proprie policy interne sui rimborsi spesa e di formare adeguatamente il personale coinvolto nella gestione delle trasferte.

Semplificazioni per la documentazione di viaggio

Un punto a favore dei lavoratori è rappresentato dalla semplificazione introdotta dal Decreto Legislativo n. 192/2024. Non sarà più necessario fornire documentazione dettagliata rilasciata dal vettore per le spese di viaggio, purché queste siano sostenute con mezzi tracciabili e adeguatamente comprovate.

Rimane comunque obbligatorio riportare tutte le somme erogate al lavoratore, comprese quelle relative ai rimborsi spesa, nel Libro Unico del Lavoro. Questa misura garantisce maggiore trasparenza e agevola eventuali controlli fiscali.

Novità per i rimborsi spesa dei lavoratori autonomi

La Legge di Bilancio 2025 introduce modifiche significative anche per i lavoratori autonomi, uniformando in parte il trattamento fiscale con quello dei dipendenti. Dal prossimo anno:

  • Spese deducibili solo se tracciabili: Le spese per prestazioni alberghiere, consumazioni di alimenti e bevande, viaggi e trasporti saranno deducibili solo se pagate con strumenti tracciabili.
  • Impatto sul reddito imponibile: Se i pagamenti non rispettano le nuove regole, le somme erogate verranno considerate come reddito imponibile. Questo comporta un aumento del carico fiscale per il lavoratore autonomo e l’impossibilità, per il committente, di dedurre i costi.
  • Rimborsi chilometrici: i rimborsi chilometrici a tariffa ACI restano interamente deducibili ed esenti per il dipendente a patto che siano indicate le tratte km effettuate e che il rimborso sia coerente con quanto previsto dalle tabelle ACI per le autovetture indicate.

Queste disposizioni mirano a garantire maggiore equità fiscale tra dipendenti e autonomi e a ridurre il rischio di irregolarità.

Modifiche agli articoli 95 e 108 del TUIR

La Legge di Bilancio 2025 interviene anche sugli articoli 95 e 108 del TUIR:

  • Articolo 95: Le spese per prestazioni di lavoro saranno deducibili solo se pagate con metodi tracciabili. Questo rende indispensabile una gestione accurata della documentazione da parte delle imprese.

Articolo 108: Le spese di rappresentanza saranno deducibili esclusivamente se inerenti all’attività d’impresa e saldate con strumenti tracciabili. L’obiettivo è contrastare comportamenti evasivi e garantire maggiore trasparenza.

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